1. *Rapat Dinas*
– Persiapan Ruangan:*
– Waktu:* Ruangan harus siap 30 menit sebelum rapat dimulai.
– Kelengkapan:* Periksa kelengkapan alat presentasi, sound system, dan fasilitas lainnya.
– Penyambutan Peserta:*
– Waktu Respon:* Peserta rapat harus disambut dan diarahkan ke tempat duduk dalam waktu 5 menit setelah kedatangan.
– Distribusi Materi:*
– Waktu:* Materi rapat harus sudah tersedia di tempat duduk peserta atau didistribusikan 15 menit sebelum rapat dimulai.
– Mulai Rapat:*
– Tepat Waktu:* Rapat harus dimulai tepat waktu sesuai jadwal yang ditentukan.
– Penanganan Permintaan:*
– Waktu Respon:* Setiap permintaan dari peserta rapat harus direspon dalam waktu 3 menit.
2. *Upacara*
– Persiapan Tempat:
– Waktu:* Tempat upacara harus siap 1 jam sebelum acara dimulai.
– Pengaturan:* Pastikan pengaturan kursi, bendera, dan sound system sesuai standar.
– Penyambutan Tamu dan Peserta:*
– Waktu Respon:* Tamu dan peserta upacara harus disambut dan diarahkan dalam waktu 5 menit setelah kedatangan.
– Pelaksanaan Upacara:*
– Tepat Waktu:* Upacara harus dimulai dan berjalan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
– Penanganan Keluhan:*
– Waktu Respon:* Keluhan atau pertanyaan harus direspon dalam waktu 3 menit.
3. *Wisuda*
– Persiapan Tempat:*
– Waktu:* Tempat wisuda harus siap 2 jam sebelum acara dimulai.
– Dekorasi:* Pastikan dekorasi, tempat duduk, dan panggung siap dan sesuai standar.
– Penyambutan Wisudawan dan Tamu:*
– Waktu Respon:* Wisudawan dan tamu harus disambut dan diarahkan ke tempat duduk dalam waktu 5 menit setelah kedatangan.
– Distribusi Toga dan Dokumen:*
– Waktu:* Toga dan dokumen wisuda harus didistribusikan 30 menit sebelum acara dimulai.
– Pelaksanaan Acara:*
– Tepat Waktu:* Acara wisuda harus dimulai dan berjalan sesuai jadwal yang ditetapkan.
– Penanganan Permintaan:*
– Waktu Respon:* Setiap permintaan dari wisudawan atau tamu harus direspon dalam waktu 3 menit.
4. *Seminar*
– Persiapan Ruangan:*
– Waktu:* Ruangan seminar harus siap 1 jam sebelum acara dimulai.
– Kelengkapan:* Periksa kelengkapan alat presentasi, sound system, dan materi seminar.
– Penyambutan Peserta dan Pembicara:*
– Waktu Respon:* Peserta dan pembicara harus disambut dan diarahkan ke tempat duduk dalam waktu 5 menit setelah kedatangan.
– Distribusi Materi:*
– Waktu:* Materi seminar harus didistribusikan 15 menit sebelum acara dimulai.
– Pelaksanaan Seminar:*
– Tepat Waktu:* Seminar harus dimulai dan berjalan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan.
– Penanganan Pertanyaan dan Keluhan:*
– Waktu Respon:* Pertanyaan dan keluhan dari peserta harus direspon dalam waktu 3 menit.
# Catatan Tambahan:
– *Koordinasi dan Komunikasi:*
– Pastikan ada koordinasi yang baik antara tim protokol dan pihak terkait lainnya untuk memastikan semua persiapan dan pelaksanaan acara berjalan lancar dan tepat waktu.
– *Evaluasi dan Tindak Lanjut:*
– Lakukan evaluasi setelah setiap acara untuk menilai kinerja dan memperbaiki pelayanan di masa depan.
– *Pelatihan Petugas:*
– Petugas protokol harus mendapatkan pelatihan berkala untuk meningkatkan kompetensi dan kualitas pelayanan.
Standar ini dirancang untuk memastikan bahwa setiap acara dapat berlangsung dengan lancar, tepat waktu, dan memberikan kesan positif kepada semua peserta dan tamu yang hadir.
