1. *Penyambutan Tamu*
– Waktu Respon:* Tamu harus disambut dalam waktu maksimal 5 menit setelah kedatangan.
– Petugas:* Petugas protokol harus selalu siap di tempat penyambutan dan dapat dikenali dengan jelas.
2. *Penerimaan dan Pengarahan*
– Waktu Respon:* Proses penerimaan dan pengarahan tamu tidak boleh lebih dari 10 menit setelah tamu tiba.
– *nformasi:* Informasi yang diberikan harus jelas dan akurat terkait jadwal acara, tempat, dan fasilitas yang tersedia.
3. *Pengantaran ke Lokasi Acara*
– Waktu Respon:* Pengantaran tamu ke lokasi acara tidak boleh lebih dari 15 menit setelah proses penerimaan selesai.
– Transportasi:* Jika menggunakan transportasi khusus, kendaraan harus siap dan dalam kondisi baik.
4. *Pelayanan selama Acara*
– Ketersediaan Petugas:* Petugas protokol harus selalu tersedia selama acara berlangsung untuk memberikan bantuan bila diperlukan.
– Waktu Respon:* Setiap permintaan atau pertanyaan dari tamu harus direspon dalam waktu maksimal 3 menit.
5. *Penyediaan Informasi Tambahan*
– Waktu Respon:* Informasi tambahan yang diminta tamu harus disediakan dalam waktu maksimal 10 menit.
– Keakuratan:* Informasi yang diberikan harus selalu up-to-date dan relevan dengan kebutuhan tamu.
6. *Pelepasan Tamu*
– Waktu Respon:* Proses pelepasan tamu harus diselesaikan dalam waktu maksimal 10 menit setelah acara berakhir.
– Transportasi:* Jika tamu membutuhkan transportasi, kendaraan harus siap tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.
7. *Penanganan Keluhan*
– Waktu Respon:* Setiap keluhan dari tamu harus ditanggapi dalam waktu maksimal 5 menit.
– Penyelesaian Keluhan:* Keluhan harus diselesaikan dalam waktu maksimal 30 menit atau segera mungkin tergantung pada kompleksitas masalah.
8. *Evaluasi dan Tindak Lanjut*
– Survey Kepuasan Tamu:* Setelah acara selesai, lakukan survei kepuasan tamu dalam waktu 24 jam.
– Tindak Lanjut:* Tindak lanjuti hasil survei dalam waktu 7 hari kerja untuk perbaikan layanan di masa depan.
# Catatan Tambahan:
– Pelatihan Petugas:* Petugas protokol harus mendapatkan pelatihan berkala untuk meningkatkan kompetensi dan kualitas pelayanan.
– Koordinasi:* Pastikan ada koordinasi yang baik antara semua pihak yang terlibat dalam pelayanan tamu untuk menjamin kelancaran dan ketepatan waktu.
Standar ini dirancang untuk memastikan bahwa setiap tamu mendapatkan pelayanan yang cepat, tepat, dan memuaskan, serta menciptakan kesan positif terhadap institusi atau acara yang diselenggarakan.
